今週のやることをAIと並べ替える｜小さなお店・事務所の優先順位の下ごしらえ

結論から言うと、今週のやることの優先順位づけは、「書き出す→急ぎと大切で分ける→AIに並べ替え案を出してもらう→人が決める」の順で、AIに下ごしらえを手伝ってもらえると考えています。ただし、取引先名・顧客名・金額・社員の名前はAIに渡さず、「A社の件」「【金額】」のように丸めてください。何を先にやるかを決めるのは、人です。

この記事の例は、すべて架空です。会社ごとに事情は違うため、自社に合わせて読み替えてください。月末の作業は「月末・月初の作業チェックリストをAIと作る｜締め・在庫の見直し・請求の確認の始め方」で、毎日の流れは「毎日の仕事の流れをAIで図や手順書にする｜開店準備・発注・締め作業の始め方」で扱っているので、ここでは「今週の用事の並べ方」に絞ります。

やることの優先順位は、AIに頼んでよいの？

並べ替えの案を出してもらうだけなら頼めます。 やることが頭の中に散らばっていると、目の前の用事から手をつけて、大切なことが後回しになることがあります。

悩み	AIに頼めること	人がやること
用事が多くて、どれから手をつけるか迷う	急ぎ・大切で分けた案を出してもらう	実際の期限と事情で、並びを決める
一つの用事が大きくて動けない	小さな手順に分けてもらう	手順が自社のやり方に合うかを確かめる
週の予定がすき間なく見える	曜日ごとの割り振り案を出してもらう	人手や営業時間と合うかを確かめる

対話型のAIサービスで試せます（機能や料金、データの扱いはサービスや設定、プランごとに違います）。AIは、お店や会社の人手・取引先との関係・本当の期限を知りません。

どうやって、やることを書き出して分ければよいの？

筆者の提案では、まず思いつくまま書き出し、「急ぎか」「大切か」の2つの問いで4つに分けます。 決まった形があるわけではありません。

分け方	目安	例（架空）
急ぎで、大切	期限が近く、やらないと困る	「納品物の最終確認」
急ぎではないが、大切	先延ばしにすると後で困る	「マニュアルの見直し」
急ぎだが、大切さは低い	誰かに頼める、短く済ませられる	「備品の注文」
急ぎでも大切でもない	やめる・後回しにする候補	「資料の整理」

2つの問いで分けるやり方は、時間管理の考え方として広く知られています。ここでは、AIと一緒にやるための、筆者の提案の使い方です。期限や大切さは、人が判断します。

やることをAIに渡すとき、渡す情報と伏せる情報は何？

用事の種類と、期限の大まかな近さは渡し、取引先名・顧客名・金額・社員の名前は伏せます。 履歴の保存や学習への利用は、サービスや設定、プランごとに違います。

渡してよい情報	伏せる情報	置き換えの例
用事の種類（発注・連絡・確認など）	取引先・顧客の名前	「A社」「お客様」
期限の近さ（今日・今週中・来週以降）	金額・原価・口座	【金額】
一人でできるか、人手がいるか	社員の名前、体調や家庭の事情	「担当者」

伏せ字の考え方は「社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がる」にまとめています。

AIには、どう頼めばよいの？

「やることの一覧」「分け方」「入れてはいけないこと」の3つを伝えます。 【　】は、自社の内容に差し替えてください。例は架空です。

4つに分けてもらうとき

次のやることを、「急ぎで大切」「急ぎではないが大切」「急ぎだが大切さは低い」「急ぎでも大切でもない」の4つに分けて、表にしてください。 やること：【（伏せ字にした一覧を貼る）】 条件：期限や大切さが書かれていないものは、推測せず「※要確認」と書いてください。私が書いていない用事は足さないでください。

大きな用事を小さく分けてもらうとき

次の用事を、30分くらいでできる小さな手順に分けてください。 用事：【お店のマニュアルを見直す】 条件：手順の数は5つ以内で。自社の事情は分からないので、分からない所は「※自社に合わせて確認」と書いてください。

週の割り振り案を出してもらうとき

4つに分けた一覧をもとに、【営業日】ごとの割り振り案を作ってください。1日に入れる用事は【2つ】までにしてください。休みの日や営業時間は私が決めるので、案には書かないでください。

返ってくる形や長さは、サービスによって違います。思ったとおりにならないときは、「もっと短く」「表の形で」のように条件を足してみてください。

AIの並べ替え案は、どこを確かめればよいの？

期限・人手・抜け・つめこみすぎの4点を、人が確かめます。 AIは、もっともらしい順番を出しても、現場の事情までは分からないためです。

確認すること	見直しの方法
期限	取引先との約束や、決まりのある期限が、後ろに回っていないか
人手	一人にやることが集まりすぎていないか。お休みの人の分が入っていないか
抜け	書き出したやることが、全部入っているか
つめこみ	営業時間や、突然の来客・電話の余裕があるか
伏せ字	「A社」など、置き換えた所を正しく戻したか

残業や休日の働き方にかかわる割り振りは、AIに決めさせません。決めるときは、人が確かめます（次の項目を参照）。

働く時間や休みにかかわる点は、どう確かめればよいの？

この記事では、働く時間・休憩・休日の決まりを説明も判断もしません。公的な案内で確かめ、迷うときは専門家に相談します。 並べ替えの結果、誰かの残業や休日出勤が増えるようなときは、特に注意が必要です。

• 労働時間・休憩・休日などの決まり：厚生労働省の公式の案内
• 自社の就業規則や雇用契約：自社の書面。迷うときは社会保険労務士などの専門家

筆者の提案として、割り振り案が人の働き方に影響しそうなときは、案を採用する前に、責任者と一緒に確かめておくと安心です。シフトの下書きは「シフト表の下書きをAIで作る｜小さなお店の進め方」もあわせてご覧ください。

結局、今週のやることはAIとどう並べればよいの？

やることを書き出し、取引先名や金額を伏せて、AIに4つの分け方で並べてもらい、期限・人手・抜け・つめこみを人が確かめて決めます。 AIは並べ替えの案を出す道具で、決めるのは人です。

まず、今の頭の中にあるやることを、10個だけ紙に書き出し、急ぎと大切の2つの問いで分けてみてください。

よくある質問

優先順位は、AIの案どおりにしてよいですか？

おすすめしません。AIは、本当の期限や人手、取引先との関係を知りません。案は材料として使い、決めるのは人です。

やることの一覧に、取引先の名前を入れたほうが分かりやすくなりませんか？

「A社」のように置き換えても、並べ替えの案は作れると考えています。名前は、人の手元の一覧で確かめてください。

毎週やるなら、どのくらい時間をかければよいですか？

決まった時間はありません。筆者の提案としては、週の初めに短い時間で書き出して分け、週の終わりに見直す、というくらいの軽さが続けやすいと考えています。

人の働く時間にかかわる割り振りも、AIに任せてよいですか？

任せないでください。決まりの内容は、厚生労働省などの公式の案内で確かめ、迷うときは社会保険労務士などの専門家に相談してください。

出典・確認先

以下は確認先の案内です。筆者がこの記事のために内容を確認した出典ではありません。

• 厚生労働省（労働時間・休憩・休日などの公式の案内。自社に何が当てはまるかは、公式ページと専門家にご確認ください）
• お使いのAIサービスの公式ヘルプ・利用規約（データの扱い、履歴の保存は、サービス・設定・プランごとに異なります）

この記事の例文は、すべて架空です。AIサービスの機能やデータの扱いは変わることがあるため、お使いのサービスの最新の案内をご確認ください。法令の内容は、この記事では説明していません。