月末・月初の作業チェックリストをAIと作る｜締め・在庫の見直し・請求の確認の始め方
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目次
結論から言うと、月末・月初にくり返す作業は、①思い出せる作業を書き出す → ②AIで「時期・作業・担当・確認すること」に整える → ③表のチェックリストにする → ④1か月使って直す、の4ステップでチェックリストにできると考えています。そのうえで、お客様や従業員の個人情報、売上や金額の実数、取引先の名前は、AIに入れないと、作り始める前に決めておきましょう。税や制度の判断は、AIでは決めず、税理士や公的な窓口に確かめます。
この記事の例文や表は、すべて架空です。お店や会社ごとにやることは違うため、自分のところに合わせて読み替えてください。
月末・月初の作業を、チェックリストにすると何がよいの？
「やり忘れ」と「人によるやり方の違い」を減らしやすくなります。 締め、在庫の見直し、請求の確認のような作業は、月に1回しかやらないため、前回のやり方を忘れやすい作業です。担当の人の頭の中にだけ手順がある場合は、その人が休むと、抜けや順番の入れ違いが起きやすくなります。
チェックリストがあれば、「何を、いつ、誰が、どこまで確かめるか」が見えるようになり、引き継ぎもしやすくなります。
AIが得意なのは、書き出したメモを、時期や担当ごとに並べ替えて、表の形に整えることです。一方で、AIは自分のお店や会社の実際の流れを知りません。メモにない作業を「一般的にはこうするはず」と書き足すことがあるため、現場の人が確かめます。
どんな順番で進めればよいの？
最初は、月末か月初のうち、いちばん抜けが起きやすいものを1つだけ選びます。 進め方は4ステップです。
- 先月やった作業を、記録やメモを見ながら、思い出せる順に書き出す
- 個人名・取引先名・金額を伏せたメモを、AIに渡して、「時期・作業・担当・確認すること」に整えてもらう
- 整った内容を、表のチェックリストにして、紙や表計算ソフトに清書する
- 1か月、実際に使い、やりにくかった所、抜けていた所を直す
書き出しは、きれいな文章でなくて構いません。「在庫を数える」「請求書を出し忘れていないか見る」のような短い言葉で十分です。
AIに入れる情報と、入れない情報は何？
作業の流れは渡し、人や金額に結びつく情報は伏せます。 入力した内容の保存や学習への利用は、サービスや設定、プランごとに違います。仕事で使う前に、各サービスの公式ページで確認してください。
| 渡してよい情報 | 伏せる・渡さない情報 | 置き換えの例 |
|---|---|---|
| 作業の名前と順番 | お客様の氏名・連絡先・注文の内容 | 「お客様」 |
| 月末・月初といった時期 | 従業員の氏名・連絡先・事情 | 「担当者A」「担当者B」 |
| 確認する観点（数が合うか、抜けがないか） | 取引先の名前、仕入れ値、契約条件 | 「仕入れ先A」 |
| 在庫や請求を「見る」という手順 | 売上や請求の金額、口座・暗証番号 | 金額は書かず「金額を確認する」 |
パスワードや口座の番号は、メモの段階から書かないでください。伏せ字の考え方は「社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がる」にまとめています。
AIには、どう頼めばよいの？
「何の作業か」「渡すメモ」「出してほしい形」の3つを伝えます。 【 】は、自分の内容に差し替えてください。「担当者A」「仕入れ先A」のような伏せ字は、実名に戻さず、そのまま使います。
メモからチェックリストの下書きを作るとき
以下は、【月末】にくり返す作業のメモです。「時期」「作業」「担当」「確認すること」の4つの列がある表にしてください。メモに書かれていない作業は書き足さず、分からない所は「要確認」と書いてください。伏せ字は、そのままにしてください。【書き出したメモを貼る】
順番を見直してもらうとき
さきほどの表で、先にやっておかないと次の作業が進められない所がないか、見てください。入れ替えたほうがよい所は、理由を一言で添えて提案してください。表そのものは、まだ書き換えないでください。
案の形や長さは、サービスによって違います。思ったとおりにならないときは、「もっと短く」「1つの作業を1行で」のように、条件を足してみてください。
チェックリストには、何を書けばよいの？
「時期・作業・担当・確認すること・済」の5つが目安です。 月末の一部を例にすると、次のような形になります（架空の例です）。
| 時期 | 作業 | 担当 | 確認すること | 済 |
|---|---|---|---|---|
| 月末 | 在庫を数える | 担当者A | 前月末の記録と、数を見比べたか | □ |
| 月末 | 請求書の出し忘れを見る | 担当者B | 請求の一覧と、仕事の記録を見比べたか | □ |
| 月初 | 入金の確認をする | 担当者B | 請求の一覧と、入金の記録を見比べたか | □ |
| 月初 | 支払いの予定を確認する | 担当者B | 支払いの一覧に、抜けがないか | □ |
| 月初 | チェックリストを見直す | 担当者A | 今月やりにくかった所を直したか | □ |
作業の「時期」は、「月末の最終営業日」「月初の最初の3営業日」のように、自分のところで決めた言い方にそろえます。「確認すること」の欄は、空欄や一般論のままになることがあるので、現場の人に聞いて人が埋めてください。「済」の欄は、清書するとき（ステップ3）に足します。
作業の流れ全体を図や手順書にする考え方は、「毎日の仕事の流れをAIで図や手順書にする｜開店準備・発注・締め作業の始め方」にまとめています。決めたことを手順として残す全体の方法は、「社内マニュアルをAIで作る｜小さな会社の始め方と注意点」も参考になります。
税や制度のことは、どう扱えばよいの？
会計・税務・法律の判断は、AIに決めさせません。 請求書や帳簿の決まり、税の扱い、書類を保存する期間などは、制度が変わることがあり、AIが古い情報で答える場合もあります。この記事で作るのは、「確認する作業の一覧」までです。
税や制度の判断は、税理士や、税務署などの公的な窓口に確かめてください。 チェックリストには「税理士に確認する」「窓口で確認する」という項目を、1行入れておくだけでも役に立ちます。
できたチェックリストは、どう確かめればよいの？
書き出した人とは別の人に、リストだけを見て実際にやってもらいます。 つまずいた所、書かれていない判断が必要だった所が、そのまま直す箇所です。
- 置き場所を1か所にして、全員が同じものを見られるようにする
- 一番上に、最終更新日を書く
- 作業のやり方が変わったときは、変わった点をAIに渡して下書きを直してもらい、人が確かめてから差し替える
よくある質問
売上や請求の金額を、AIに入れてもよいですか？
おすすめしません。金額は書かず、「請求の金額を確認する」のように、作業の名前だけで頼んでください。チェックリストは、金額がなくても作れます。
AIが作った表を、そのまま使ってもよいですか？
そのまま使わず、現場の人が、抜けや順番、担当を確かめてから使ってください。AIは、メモにない作業を書き足すことがあります。
月末にやる作業が、思い出せません。
先月の記録、メール、メモを見ながら書き出してみてください。それでも出てこないときは、「月末にやる作業の例を5つ教えて」とAIに聞き、自分のところに当てはまるものだけを選ぶ方法もあります。選んだあとは、現場の人が確かめてください。
まとめ
- 月末・月初の作業は、書き出す → AIで整える → 表にする → 1か月使って直すの4ステップで、チェックリストにできます。最初は1つだけ選びます。
- AIには作業の流れだけを渡し、個人情報、金額の実数、取引先の名前、パスワードなどは入れません。
- 税や制度の判断は、AIで決めず、税理士や公的な窓口に確かめます。出てきた表は、現場の人が確かめて使います。
まずは、先月の月末にやった作業を、思い出せる順に紙へ書き出すところから始めてみてください。
この記事の例文や場面は、すべて架空です。AIサービスの機能やデータの扱いは変わることがあるため、お使いのサービスの最新の案内をご確認ください。
