取引先への値上げのお知らせ文をAIで下書きする｜伝え方の順番と注意点

結論から言うと、取引先への値上げのお知らせ文は、「あいさつ→お知らせの内容→理由→お願いと配慮→問い合わせ先」の5つの順番に沿って、AIに下書きを手伝ってもらえると考えています。ただし、取引先の名前・原価・契約の金額はAIに渡さず、「A社」や【　】のように置き換えて頼んでください。

金額・時期・理由は人が確かめ、送る前に責任者が見ます。法律にかかわる点は、この記事では断定せず、公正取引委員会や中小企業庁などの公的な案内で確かめてください。

この記事の例は、すべて架空です。会社ごとに事情は違うため、自社に合わせて読み替えてください。札幌の小さな会社や店が、取引先に値上げをお伝えする場面を想定しています。お客様向けの料金表と案内文は「料金表とお客様向け案内文をAIで整える｜小さなお店の書き方」で扱っているので、ここでは「取引先に向けた文面」に絞ります。

値上げのお知らせ文は、AIに下書きを頼んでよいの？

値上げのお知らせ文は、文面の下書きならAIに頼めます。ただし、値上げするかどうか、いくらにするかは、人が決めます。 値上げのお知らせは、言い方ひとつで相手の受け取り方が変わる文書です。AIは、順番に沿って落ち着いた文面を整える手伝いができます。

悩み	AIに頼めること	人がやること
何から書けばよいか迷う	5つの順番に沿った骨組みを出してもらう	実際の金額や時期を当てはめる
言い方が強すぎる・弱すぎる	丁寧さの度合いを調整してもらう	相手との関係に合うかを判断する
理由をうまく書けない	理由の書き方の案を出してもらう	実際の理由と合っているかを確かめる

対話型のAIサービスで試せます（機能や料金、データの扱いはサービスや設定、プランごとに違います）。AIは、自社の本当の原価や、取引先との契約の中身を知りません。決めるのも、責任を持つのも、会社の人です。

値上げのお知らせは、どんな順番で書けばよいの？

筆者の提案では、値上げのお知らせは「あいさつ→お知らせの内容→理由→お願いと配慮→問い合わせ先」の5つの順番で書きます。 先に日ごろのお礼を書き、すぐ後で「何が、いつから、どう変わるか」を書くと、相手が最後まで読みやすいと考えています。これは筆者の提案する型で、決まった形があるわけではありません。

順番	書くこと	例（架空）
1 あいさつ	日ごろのお取引へのお礼	「平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」
2 お知らせの内容	何が、いつから、どう変わるか	「【　】年【　】月【　】日のご注文分より、【品目】の価格を改定いたします」
3 理由	実際にある理由を、事実の範囲で	「【仕入れ価格の上昇】により、現在の価格を維持することが難しくなりました」
4 お願いと配慮	ご理解のお願いと、自社が決めた配慮	「ご不明な点は、お気軽にご相談ください」
5 問い合わせ先	連絡の窓口	「【担当部署】【連絡先】まで」

理由は、実際にある事実だけを書きます。理由を大げさに書いたり、実際にないことを書いたりすると、相手との信頼を損ねるおそれがあります。

値上げのお知らせ文を頼むとき、AIに渡す情報と伏せる情報は何？

値上げのお知らせ文をAIに頼むときは、取引先の名前・原価や仕入れ先・契約の金額は伏せ、「A社」や【　】に置き換えて渡します。 履歴の保存や学習への利用は、サービスや設定、プランごとに違います。

渡してよい情報	伏せる情報	置き換えの例
お知らせの目的（値上げのお知らせ）	取引先の会社名・担当者名	「A社」「【お名前】」
品目の大まかな種類	原価・仕入れ先の名前	渡さない
理由の大まかな種類（仕入れ価格の上昇など）	契約書の内容、取引の金額、他社との比較	「契約に基づく金額」
文の長さや口調の希望	自社の内部の事情、社員の名前	「担当者」

伏せ字の考え方は「社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がる」に、会社としてのルールの作り方は「小さな会社のAI利用ルールの作り方｜最初に決める5つのこと」にあります。

値上げのお知らせ文は、AIにどう頼めばよいの？

AIには、「型」「内容のメモ」「入れてはいけないこと」の3つを伝えます。 【　】は、自社の内容に差し替えてください。金額や日付は、自分で確かめた数字を書き、AIには計算させません。例は架空です。

5つの順番で下書きしてもらうとき

取引先A社への、値上げのお知らせ文の下書きを書いてください。次の順番で、400字程度でお願いします。あいさつ→お知らせの内容→理由→お願いと配慮→問い合わせ先。 お知らせの内容：【　】年【　】月【　】日の分から、【品目】の価格を改定する。 理由：【仕入れ価格の上昇】 お願いと配慮：【ご不明な点は相談してほしい】 条件：私が書いていない約束（値引き、猶予、補償など）は、書かないでください。金額と日付は「【　】」のまま空けてください。分からない所は、決めつけず「※あとで確認」と書いてください。

やわらかい言い方に直してもらうとき

次の文を、取引先に向けた丁寧でやわらかい言い方に直してください。意味や数字は変えないでください。 【（作った下書きを貼る）】

理由の書き方を見てもらうとき

次の「理由」の書き方が、相手に誤解を与えそうな所や、大げさに聞こえる所があれば、挙げてください。直さずに、「※確認が必要」と書いてください。 【（理由の文を貼る）】

返ってくる文の形や長さは、サービスによって違います。思ったとおりにならないときは、「もっと短く」「かたすぎない言葉で」のように条件を足してみてください。

AIの案は、どこを確認すればよいの？

AIが書いた値上げのお知らせの案は、金額・時期・理由・約束の4点を、メモと見比べて確かめます。 AIは、もっともらしく書くことがあるためです。

確認すること	見る所	例（架空）
金額	自分で決めた金額と同じか。AIが計算した数字が入っていないか	値上げ幅が、勝手に書き換わっていないか
時期	日付と、いつの注文分から変わるのかが合っているか	「ご注文分から」が「ご請求分から」に変わっていないか
理由	実際にある理由だけが書かれているか	事実と違う理由や、大げさな言い方が足されていないか
約束	書いていない値引き・猶予・補償が入っていないか	「今回に限り据え置きます」と勝手に書いていないか
宛名・空欄	「A社」や【　】が残っていないか	送る前に、正しい宛名と数字を書き入れたか

伏せ字や空欄は、送る前に、自分で正しい名前や数字に直してください。

法律や公的な案内は、どう確かめればよいの？

取引の内容によっては、法律の決まりが関係することがあります。当てはまるかどうかは、この記事では判断せず、公的な機関の案内で確かめてください。 この記事は、法律の内容を説明したり、自社に当てはまるかを判断したりするものではありません。

気になること	確かめる先
取引先との関係で、守る決まりがあるか（下請法など。2025年に改正法が成立し、2026年1月から名称（通称「取適法」）や対象が変わっています。最新の内容は公式の案内で確認してください）	公正取引委員会、中小企業庁
同業者と、値上げの時期や幅を話し合って決めていないか（独占禁止法に関わるおそれがあります）	公正取引委員会
値上げや価格の交渉の進め方について、公的な案内があるか	公正取引委員会、中小企業庁
契約書に、価格の変え方や、事前の通知の決まりがあるか	自社の契約書。迷うときは弁護士などの専門家
個人のお客様に向けた価格の表示（税込の表示、価格の見せ方に関する決まりなど）	「料金表とお客様向け案内文をAIで整える｜小さなお店の書き方」で紹介した、国税庁・消費者庁の公式の案内

筆者の提案として、値上げのお知らせを出す前に、上の表のうち自社の取引に関係しそうな行を、責任者と一緒に確かめておくと安心です。契約や法的責任にかかわる点は、弁護士などの専門家に確認してください。

送る前に、誰が確認すればよいの？

値上げのお知らせは、送る前に責任者が確認します。 特に、金額・時期・理由・約束の4点は、責任者の判断が必要です。AIの案だからといって、確認を省かないでください。

1. 書いた本人が、メモと見比べる
2. 責任者が、金額と時期、書いてよい約束を確認する
3. 契約書がある取引先は、契約の内容を確かめる
4. 判断に迷う場合は、専門家に確認する
5. 重要な取引先には、文書だけでなく、電話や訪問での説明も考える

大切な取引先には、文書を送る前に、担当の人から一言伝えておくと伝わりやすいと考えています。どの方法がよいかは、相手や関係によるため、責任者が決めてください。見積書や請求書を送るメールは「見積書・請求書の送付メールをAIで整える｜小さな会社の始め方と注意点」で、お礼のメールは「お礼状・お礼メールをAIで下書きする｜小さな会社の進め方」で扱っています。年末のあいさつ文を取引先に送る場合は「年末のあいさつ文を取引先に送る｜AIで下書きする頼み方と注意点」、届いた問い合わせメールへの返信の下書きは「小さな会社の問い合わせメール、AIで返信下書き｜3つの注意点」も参考にしてください。

結局、値上げのお知らせ文はAIでどう下書きすればよいの？

5つの順番で、取引先名や原価を伏せてAIに頼み、金額・時期・理由・約束を確かめ、法律にかかわる点は公的な案内で確かめ、責任者が見てから送ります。 AIは、落ち着いた文面を整える道具にすぎません。

まず、これまでに出した取引先向けのお知らせを1通だけ、5つの順番に当てはめて書き直してみてください。

よくある質問

取引先への値上げのお知らせ文は、どんな順番で書けばよいですか？

筆者の提案する型は、「あいさつ→お知らせの内容→理由→お願いと配慮→問い合わせ先」の5つの順番です。決まった形があるわけではありませんが、先にお礼を書き、すぐ後で「何が、いつから、どう変わるか」を書くと読みやすいと考えています。

AIが書いた値上げのお知らせを、そのまま送ってもよいですか？

そのまま送ることはおすすめしません。金額・時期・理由・約束を確かめ、責任者が確認してから送ってください。

値上げの理由は、どこまで詳しく書けばよいですか？

実際にある理由を、事実の範囲で書いてください。原価や仕入れ先の具体的な数字は、AIには渡さず、書くかどうかは責任者が判断します。

値上げに法律の決まりが関係するか、知りたいときはどうすればよいですか？

この記事では、法律の内容は説明していません。公正取引委員会や中小企業庁の案内で確かめ、契約や法的責任にかかわる点は、弁護士などの専門家に確認してください。

確認先：公正取引委員会、中小企業庁。この記事では、リンク先の個別の法令や制度の内容は説明していません。制度は変わることがあるため、最新の公式ページをご確認ください。この記事の例文は、すべて架空です。AIサービスの機能やデータの扱いは変わることがあるため、お使いのサービスの最新の案内をご確認ください。