在庫・発注のメモをAIで整理する｜表にまとめる質問のしかたと確認の5点
目次
結論から言うと、在庫と発注のメモは、AIに表の形へまとめる下ごしらえを手伝ってもらえると考えています。進め方は「メモを書き出す→取引先や仕入れ値を伏せてAIで表にまとめる→人が品名・数量・単位・発注先ごとの振り分け・行の数を確かめる→発注書や記録に写す」の4つの順です。
ただし、AIには数量の計算や、いくつ発注するかの判断をさせず、発注の最終判断と発注の手続きは人が行ってください。
この記事の例は、すべて架空です。お店や会社ごとに事情は違うため、自店・自社に合わせて読み替えてください。AIの利用ルールは「小さな会社のAI利用ルールの作り方｜最初に決める5つのこと」で、売上のメモの整え方は「売上メモの整理をAIに手伝ってもらう｜小さなお店の集計の下ごしらえ」で、月末の見直しの流れは「月末・月初の作業チェックリストをAIと作る｜締め・在庫の見直し・請求の確認の始め方」で扱っているので、ここでは「在庫と発注のメモを表に整えるまで」に絞ります。
在庫・発注のメモは、AIに頼んでよいの？
在庫・発注のメモは、並べ替えや、表の形への下書きならAIに頼めます。 小さなお店では、棚の横のメモ、手帳、スマホのメモ、取引先への連絡の履歴などに、在庫と発注の情報が散らばっていることがあります。
| 悩み | AIに頼めること | 人がやること |
|---|---|---|
| メモがばらばらで見づらい | 品名・数量・単位の表の形にしてもらう | 元のメモと見比べて、書き写しの間違いがないか確かめる |
| 品名や単位の書き方がそろっていない | 表記のゆれを挙げてもらう | どの書き方にそろえるかを決める |
| 発注先ごとにまとめ直したい | 発注先ごとに分けた表の形にしてもらう | 分け方と、発注先が合っているかを確かめる |
対話型のAIサービスで試せます（機能や料金、データの扱いはサービスや設定、プランごとに違います）。AIは、整った表を作る手伝いはできても、数字を書き換えたり、1行を抜かしたりすることがあります。数量は、AIの答えを使わず、自分で確かめます。
在庫・発注のメモ整理は、どんな流れで進めればよいの？
在庫・発注のメモの整理は、メモを書き出し、取引先や仕入れ値を伏せてAIで表にまとめ、人が確かめ、発注書や記録に写す順に進めます。 流れは4つです。
- 在庫と、発注したいもののメモを、品名・数量・単位が分かる形で、紙かスマホのメモに書き出す
- 取引先の名前、仕入れ値、契約の内容を伏せて、AIに表づくりと並べ替えを頼む
- 人が、品名・数量・単位・発注先ごとの振り分け・行の数の5点を、元のメモと見比べて確かめる
- 確かめた内容を、発注書や記録に写し、発注するかどうかは人が決める
在庫・発注のメモをAIに渡すとき、伏せる情報は何？
在庫・発注のメモをAIに渡すときは、品名・数量・単位は渡し、取引先の名前、仕入れ値、契約の内容、口座やカードの番号は伏せます。 入力した内容は、サービス会社のコンピューターに送られることがあります。保存や学習への利用は、サービスや設定、プランごとに違います。
| 渡してよい情報 | 伏せる情報 | 置き換えの例 |
|---|---|---|
| 品名、数量、単位（個・本・箱など） | 取引先や仕入れ先の名前 | 「発注先A」「発注先B」 |
| 在庫の場所（棚の名前など、自店だけで分かる呼び方） | 仕入れ値、取引の条件、契約書の内容 | 渡さない |
| 並べ方や、表の列の希望 | 担当者名、お客様の名前や予約の内容 | 「担当者」。お客様の情報は渡さない |
| 発注のおおまかな目安（自分で決めた数） | 口座の番号、カードの番号 | 渡さない |
伏せ字の考え方は「社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がる」にまとめています。
在庫・発注のメモを表にするには、AIにどう質問すればよいの？
AIには、「メモの内容」「表の形」「してほしくないこと」の3つを伝えます。 【 】は、自店の内容に差し替えてください（例の【（メモを貼る）】には、在庫のメモを貼ります）。数量は、元のメモに書いたとおりに貼ります。例は架空です。
在庫のメモを表にしてもらうとき
次の在庫のメモを、表にしてください。列は「品名」「数量」「単位」「備考」にしてください。 書いてあることは、書いたとおりに使ってください。計算はしないでください。合計は書かないでください。書いていないことは、足さないでください。 【（メモを貼る）】
品名や単位の書き方のゆれを見てもらうとき
次の在庫のメモの中で、同じ品なのに書き方が違っているものを挙げてください。直さずに、「元の書き方」と「ゆれている書き方」を並べて書いてください。単位（個・本・箱など）がそろっていない所も挙げてください。 【（メモを貼る）】
発注の目安より少ないものを挙げてもらうとき
次の表で、「数量」が「発注の目安」より少ない品を挙げてください。発注するかどうかは判断せず、「※確認が必要」と書いてください。数字は変えないでください。 【（品名・数量・発注の目安の表を貼る）】
発注先ごとにまとめ直してもらうとき
次の発注したいものの一覧を、「発注先A」「発注先B」ごとに分けた表にしてください。列は「品名」「数量」「単位」にしてください。どちらに分ければよいか分からない品は、分けずに「※要確認」と書いてください。 【（一覧と、品ごとの発注先A・Bの区別を貼る）】
答えの形や長さは、サービスによって違います。思ったとおりにならないときは、「表にして」「一行ずつ書いて」のように条件を足してみてください。筆者の提案として、最初は1つの棚、または1つの発注先の分だけで試すと、答えの形に慣れやすいと考えています。
人は、何を確かめればよいの？
AIが作った在庫の表は、品名・数量・単位・発注先ごとの振り分け・行の数の5点を、元のメモと見比べて人が確かめます。 AIの表は、見た目が整っていても、数量が書き換わっていたり、単位が変わっていたり、1行が抜けていたりすることがあるためです。
| 確かめること | 見直しの方法 |
|---|---|
| 品名 | 元のメモの品名と、表の品名を1行ずつ見比べる。似た名前の品を取り違えていないか見る |
| 数量 | 元のメモの数量と、表の数量を1行ずつ見比べる |
| 単位 | 「個」と「箱」など、単位が変わっていないかを見る。1箱の中身の数が必要なときは、AIではなく自分の記録で確かめる |
| 発注先ごとの振り分け | 品ごとの発注先が、いつもの取引と合っているかを見る |
| 行の数 | 元のメモの行の数と、表の行の数を数えて比べる |
発注の目安（どれくらい減ったら頼むか）は、お店ごと・品ごとに違います。AIに決めさせず、自分で決めた数字を渡して、挙げてもらうだけにとどめます。
発注するときは、何に気をつければよいの？
AIの表は、発注書そのものではなく、下ごしらえです。 実際に発注するときは、取引先ごとの決まったやり方（注文書、メール、電話、発注用の画面など）で、人が行います。
- 数量・単位・納期は、取引先との取り決めや、これまでのやり取りと見比べて確かめる
- 発注の内容は、送る前に、もう一人に読んでもらえると、書き間違いに気づきやすい
- 仕入れ値や取引の条件は、AIには渡さず、取引先の資料で確かめる
- 発注の取り消しや変更の決まりは、取引先ごとに違うため、取引先に確かめる
発注先に送るメールを整えたい場合は、「見積書・請求書の送付メールをAIで整える｜小さな会社の始め方と注意点」の考え方も参考になります。取引先の名前を伏せる点は、同じです。取引先に向けた値上げの案内文は「取引先への値上げのお知らせ文をAIで下書きする｜伝え方の順番と注意点」、開店準備・発注・締め作業の流れを手順書にする方法は「毎日の仕事の流れをAIで図や手順書にする｜開店準備・発注・締め作業の始め方」で扱っています。
結局、在庫・発注のメモはAIとどう整理すればよいの？
メモを書き出して取引先や仕入れ値を伏せ、AIで表づくりと並べ替えをしてもらい、人が品名・数量・単位・発注先ごとの振り分け・行の数の5点を確かめ、発注書や記録に写します。 数量の計算と、発注するかどうかの判断は、AIに任せません。
まず、いちばん数が少ない棚か、よく頼む発注先の分を、品名・数量・単位が分かる形で紙に書き出し、表にしてもらうところから始めてみてください。
よくある質問
在庫のメモをAIで表にするには、どう頼めばよいですか？
「メモの内容」「表の形」「してほしくないこと」の3つを伝えます。たとえば列を「品名」「数量」「単位」「備考」と指定し、「計算はしないでください」「書いていないことは足さないでください」と添えます（例は架空です）。
AIが作った在庫の表を、そのまま使ってもよいですか？
そのまま使わず、品名・数量・単位・発注先ごとの振り分け・行の数の5点を、元のメモと見比べて確かめてから使ってください。
取引先の名前を入れないと、発注先ごとの表は作れませんか？
「発注先A」「発注先B」のように置き換えれば、分けた表は作れます。本当の取引先の名前は、表ができた後に、自分で書き入れてください。
何個発注すればよいかは、AIに決めてもらってよいですか？
決めてもらわないでください。発注の目安や数は、売れ行きや保管場所、取引先の条件などを知っている人が決めます。AIには、自分で決めた目安より少ない品を挙げてもらうところまでにとどめます。
確認先：数量・単位・納期・取り消しや変更の決まり・仕入れ値は、取引先との取り決めや取引先の資料。入力した内容の保存や学習への利用は、お使いのAIサービスの公式の案内。この記事では、法律や制度の説明を書いていません。この記事の例文は、すべて架空です。AIサービスの機能やデータの扱いは変わることがあるため、お使いのサービスの最新の案内をご確認ください。
