キャンセル・返品の案内文をAIで下書き｜札幌の小さなお店の型

結論から言うと、キャンセルや返品の案内文は、自店の規定をそのまま差し込める「空欄つきの定型文」をAIで作っておくのが安全で、始めやすい使い方です。規定の内容や、法律に関わる判断は、AIに作らせません。送る前の最終確認は人が行います。

キャンセル・返品の返信は、なぜ文面で迷いやすいのか？

キャンセルや返品の連絡は、お客様にとっても言い出しにくく、返す側も「断る形になっていないか」「冷たく見えないか」と悩みやすい場面です。書くことの骨組みはほぼ決まっているので、型にしておくと、毎回の迷いが減ります。

空欄つきの定型文は、AIにどう頼めばよいのか？

「空欄のままにして」と最初に頼むのがコツです。以下の例は架空の場面です。【 】の中は、できあがった文面に自分で書き込みます。

小さなお店から、お客様のキャンセルの連絡に返信するメールの定型文を作ってください。丁寧で簡潔に、件名も添えてください。お客様名、日付、規定の文面は【お客様名】【日付】【規定の文】のように空欄のままにしてください。

返品の受付をお伝えするメールの定型文を、2通り作ってください。1つは丁寧に、1つは短めに。送り先や手続きの内容は【 】の空欄にしてください。

できた定型文は、メールソフトのテンプレート機能に保存し、次からは空欄を埋めて使います。

規定の中身は、AIに作らせてよいのか？

規定そのものは、AIに作らせないでください。 いつまでキャンセルできるか、返品できる条件は何か、手数料の扱いはどうかは、法律の決まりの範囲で、お店が決めるものです。キャンセル料や通信販売の返品には法律の定めがあるため、規定を作るときや見直すときは専門家に確かめてください。AIに聞くと、もっともらしい規定の案が返ってきますが、実際の取引や法律の定めに合っているとは限りません。

法律や規約にかかわる判断は、弁護士などの専門家や、商工会議所の経営相談窓口、消費生活センターや、公的な相談窓口に確かめます。「いま決めている規定をそのまま差し込む」。AIにはその前後の文章だけを頼む、という線引きにします。

お客様の情報は、AIに貼ってよいのか？

お客様の名前、連絡先、注文の内容は貼らないでください。 空欄にしておけば、AIに個人情報を渡さずに文面だけ作れます。入れない情報の考え方は、社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がるにまとめています。

送る前に、何を確かめるのか？

宛先・規定の文・空欄の3点を、人が1通ずつ見直します。 具体的には次の5点です。

• 宛先とお客様のお名前が合っているか
• 規定の文が、いまの最新の規定と同じか
• 【 】の空欄が残っていないか
• 約束していない返金や代替を、うっかり書いていないか
• 感情的な言い回しや、相手を責める表現が入っていないか

不満をお持ちのお客様への返信は、お詫びメールをAIで下書き｜小さな会社の謝り方の型も参考にしてください。

社内で小さく試す段取り

1. よく来るキャンセル・返品の連絡を、場面ごとに3つ挙げる
2. 場面ごとに、空欄つきの定型文をAIに作らせる
3. 自店の規定の文を、空欄に差し込める形にして保存する
4. 1か月使ってみて、直したいところを手直しする

よくある質問

AIの作ったキャンセル規定を、そのまま使ってもよいですか？

おすすめしません。規定の中身はお店が決めるもので、AIの案が法律や取引の実態に合っているとは限りません。気になる場合は、専門家や相談窓口に確かめてください。

無料のAIでも定型文は作れますか？

作れます。ただし、無料プランでは入力内容が学習に使われる設定の場合があります。お客様の情報を入れず、最新の扱いは各サービスの公式ページで確かめてください。

お客様ごとに文面を変えたいときは、どうすればよいですか？

関係性や理由で分けた定型文を、あらかじめ数種類作っておき、どれを使うかは人が決めます。

まずは、先月いちばん多かった連絡を1つ選び、空欄つきの定型文をAIに作らせてみてください。

この記事の例文や場面は、すべて架空です。AIサービスの機能やデータの扱いは変わることがあるため、お使いのサービスの最新の案内をご確認ください。

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