打ち合わせの日程調整メールをAIで下書きする｜小さな会社の進め方
目次
結論から言うと、日程調整のメールは、「あいさつ→目的→候補日→場所や方法→返信のお願い」の5つの順番で、AIに下書きを手伝ってもらえると考えています。ただし、相手の名前・会社名・訪問先の住所などはAIに渡さず、【お名前】【会社名】のように空けておいてください。日付・曜日・時間は、人がカレンダーと見比べて確かめます。
この記事の例は、すべて架空です。会社ごとに事情は違うため、自社に合わせて読み替えてください。問い合わせへの返信は「小さな会社の問い合わせメール、AIで返信下書き｜3つの注意点」で、お礼のメールは「お礼状・お礼メールをAIで下書きする｜小さな会社の進め方」で扱っているので、ここでは「打ち合わせの日時を決めるやり取り」に絞ります。
日程調整のメールは、AIに頼んでよいの？
文面の下書きなら頼めます。 日程のやり取りは短い文の往復になりやすく、書き出しや言い回しで毎回手が止まることがあります。
| 悩み | AIに頼めること | 人がやること |
|---|---|---|
| 最初の依頼の書き方に迷う | 5つの順番に沿った下書きを出してもらう | 自分の予定と照らして候補日を決める |
| 日程を変えてほしいとき、言いにくい | 角が立ちにくい言い方の案を出してもらう | 変更してよいかを自分で決める |
| 返信が来ない | やわらかい確認の一文を出してもらう | 送るタイミングを決める |
対話型のAIサービスで試せます（機能や料金、データの扱いはサービスや設定、プランごとに違います）。AIは、こちらの予定表や相手の都合を知りません。日付と曜日の組み合わせを、まちがえることもあります。
日程調整のメールは、どんな順番で書けばよいの？
筆者の提案では、「あいさつ→目的→候補日→場所や方法→返信のお願い」の順です。 何のための打ち合わせかを先に書き、候補日をいくつか並べると、相手が返事をしやすいと考えています。決まった形があるわけではありません。
| 順番 | 書くこと | 例（架空） |
|---|---|---|
| 1 あいさつ | 日ごろのお礼 | 「いつもお世話になっております」 |
| 2 目的 | 何についての打ち合わせか | 「【件名の内容】について、お打ち合わせをお願いしたく」 |
| 3 候補日 | 複数の日時を並べる | 「【 】月【 】日（【曜日】）【 】時〜、ほか2案」 |
| 4 場所や方法 | 来社・訪問・オンラインのどれか | 「オンラインでも、お伺いする形でも構いません」 |
| 5 返信のお願い | いつごろまでに返事がほしいか | 「【 】日ごろまでにご都合をお知らせください」 |
候補日は、2〜3案あると相手が選びやすくなります。案の数は、相手との関係に合わせて決めてください。
日程調整のメールを頼むとき、AIに渡す情報と伏せる情報は何？
打ち合わせの目的と文の条件は渡し、相手の名前・会社名・訪問先の住所・議題の具体的な中身は伏せます。 履歴の保存や学習への利用は、サービスや設定、プランごとに違います。
| 渡してよい情報 | 伏せる情報 | 置き換えの例 |
|---|---|---|
| 打ち合わせの大まかな目的 | 相手の名前・会社名・連絡先 | 【お名前】【会社名】 |
| 来社かオンラインかなどの形式 | 訪問先の住所、自宅や個人の予定 | 【場所】 |
| 文の長さ・口調の希望 | 議題の具体的な内容（金額・案件名など） | 「先日の件」のように丸める |
| オンライン会議のURL・パスコード | 【会議リンク】 |
伏せ字の考え方は「社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がる」にまとめています。
AIには、どう頼めばよいの？
「目的」「候補日の数と形式」「文の条件」の3つを伝えます。 【 】は、自社の内容に差し替えてください。日付と曜日はAIに考えさせず、人が決めた内容を後から書き入れます。例は架空です。
最初の日程調整を頼むとき
目的：【先日の件の続きを話す】ための、打ち合わせのお願い。 形式：【オンラインでも来社でもよい】。候補日は3案。 文の条件：丁寧で短いメールの下書きを作ってください。宛名は【会社名】【お名前】と空けてください。候補日は「【 】月【 】日（【曜日】）【 】時」の形で空けておき、日付や曜日を考えて埋めないでください。
日程の変更をお願いするとき
状況：決まっていた打ち合わせの日時を、こちらの都合で変えてもらいたい。 文の条件：お詫びを短く入れた、変更のお願いの下書きを作ってください。理由は【こちらの都合により】とだけ書き、細かい事情は足さないでください。新しい候補は【 】のまま空けてください。
返信がないときの確認
状況：【数日前】に日程の相談を送ったが、返事がない。 文の条件：相手をせかさない、やわらかい確認の一文の案を、2つ出してください。「見落としでしたら失礼します」のような気づかいを入れてください。
返ってくる文の形や長さは、サービスによって違います。思ったとおりにならないときは、「もっと短く」「ややかたい言い方で」のように条件を足してみてください。
日付・曜日・時間は、どう確かめればよいの？
人が、カレンダーを開いて1つずつ見比べます。 AIは日付と曜日の組み合わせを間違えることがあり、時間帯のずれにも気づきにくいためです。
| 確認すること | 見直しの方法 |
|---|---|
| 日付と曜日 | カレンダーで、書いた日付がその曜日かを見る |
| 時間 | 開始時刻だけでなく、終わる時刻や所要時間の見込みを見る |
| 自分の予定 | 候補日に、すでに入っている予定がないかを見る |
| 相手への負担 | 移動時間や、休みの日・祝日にかかっていないかを見る |
| オンラインの場合 | 会議のリンクや、使うサービス名が正しいかを見る |
候補日を出したあとで自分の予定が埋まらないよう、候補日はいったん自分のカレンダーに仮で入れておくと安心です。
送る前には、どこを見直せばよいの？
宛先・件名・候補日・空欄の残りの4点を、送る直前に見直します。 件名は、「【会社名】様 打ち合わせ日程のご相談」のように、読む前から用件が分かる形がよいと考えています。
- 宛先のメールアドレスが、日程を決めたい相手のものか
- 件名だけで、日程の相談だと分かるか
- 候補日の日付・曜日・時間に、書き間違いがないか
- 【お名前】【会社名】【場所】など、空けておいた所が残っていないか
お客様からの予約の問い合わせへの返信は、お店向けの流れを扱った「予約の問い合わせへの返信をAIで下書きする｜小さなお店の進め方」を参考にしてください。
結局、日程調整のメールはAIでどう下書きすればよいの？
5つの順番で、相手の名前や議題の中身を伏せてAIに頼み、日付・曜日・時間は人がカレンダーと見比べて確かめ、宛先・件名・空欄の残りを見直してから送ります。 AIは言い回しを整える道具であり、予定を決めるのは人です。
まず、今週中に日程を決めたい相手を1人思い出し、候補日を2〜3案、自分のカレンダーから選んでメモするところから始めてみてください。
よくある質問
候補日はいくつ出せばよいですか？
決まった数はありません。筆者の提案としては、2〜3案あると相手が選びやすいと考えています。相手との関係や、先の予定の埋まり具合に合わせて決めてください。
AIが作った日付と曜日は、信用してよいですか？
そのまま信用することはおすすめしません。AIは日付と曜日の組み合わせを間違えることがあります。人がカレンダーと見比べて確かめてください。
相手の名前を入れたほうが、自然な下書きになりませんか？
【お名前】【会社名】と空けておいても、下書きは作れると考えています。送る前に、社内で書き入れてください。
相手から返信がないときは、すぐに催促してもよいですか？
送るタイミングは、相手との関係や期限によって変わります。やわらかい確認の文をAIに出してもらい、送るかどうかは人が決めてください。
出典・確認先
以下は確認先の案内です。筆者がこの記事のために内容を確認した出典ではありません。
- お使いのAIサービスの公式ヘルプ・利用規約（データの扱い、履歴の保存、機能や料金は、サービス・設定・プランごとに異なるため、最新の案内をご確認ください）
- 会社として決めている、社外へのメールの書き方や確認のルール（あれば）
この記事の例文は、すべて架空です。AIサービスの機能やデータの扱いは変わることがあるため、お使いのサービスの最新の案内をご確認ください。
