初めての打ち合わせの質問リストをAIで作る｜小さな会社・お店のヒアリングの下ごしらえ
目次
結論から言うと、初めての打ち合わせで聞くことは、「目的と相手を伏せ字で伝える→質問の案をAIに出してもらう→自分の仕事に合う順番と言葉に直す」の流れで、準備の下ごしらえをAIに手伝ってもらえると考えています。ただし、相手の会社名・個人名・金額などはAIに入れません。見積りや契約の中身、法令にかかわる判断はAIにさせず、人が決めます。
この記事の例は、すべて架空です。内容は筆者の提案であり、筆者が自分の仕事で試した体験談ではありません。会社ごとに事情は違うため、自社に合わせて読み替えてください。
初回の質問リストは、AIに頼んでよいの？
質問の案出しと、抜けの確認の下ごしらえとして頼めます。 初めての相手との打ち合わせでは、聞き忘れが、あとの手戻りにつながりがちです。
| 悩み | AIに頼めること | 人がやること |
|---|---|---|
| 何を聞けばよいか思いつかない | 目的に合った質問の案を出してもらう | 自分の仕事に必要な質問を選ぶ |
| 質問の順番に迷う | 「大きな話から細かい話へ」並べてもらう | 相手の様子に合わせて入れ替える |
| 聞き方がきつく聞こえそう | やわらかい言い回しを出してもらう | 実際に口にして違和感がないか確かめる |
対話型のAIサービスで試せます（機能や料金、データの扱いはサービスや設定、プランごとに違います）。AIは、相手の事情を知りません。質問の案は、あくまで出発点です。
貼る前に、何を伏せればよいの？
相手の会社名・個人名・連絡先・金額・内部の事情は伏せ、仕事の種類と、聞きたい目的だけを伝えます。 履歴の保存や学習への利用は、サービスや設定、プランごとに違います。
| 渡してよい情報 | 伏せる情報 | 置き換えの例 |
|---|---|---|
| 仕事の種類（店内の改装、撮影、メニューの見直しなど） | 相手の会社名・個人名・連絡先 | 「A社」「Bさん」 |
| 打ち合わせの目的（要望を知りたい、など） | 予算・金額・契約の条件 | 【予算】 |
| （質問の目的に必要な範囲だけ） | 自社の原価・見積りの内訳・利益率 | 【原価】【内訳】 |
| 相手の立場（店主、担当者、初めての方） | 相手の内部の事情・個人の事情 | 削る |
伏せ字の考え方は「社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がる」にあります。
AIには、どう頼めばよいの？
「仕事の種類」「打ち合わせの目的」「相手の立場」「入れてはいけないこと」の4つを伝えます。 【 】は、自社の内容に差し替えてください。例は架空です。
質問の案を出してもらうとき
小さな【お店／事務所】が、初めて会う相手と打ち合わせをします。仕事の種類：【店内の改装】。目的：【相手の要望と困りごとを聞く】。相手：【個人で店を営む方】。 質問の案を、「状況」「困りごと」「希望」「制約（期限や予算）」の4つに分けて、この順で挙げてください。予算を聞く質問は、聞き方の案だけ添えてください。
質問をやわらかくするとき
次の質問を、初対面の相手にも聞きやすい、やわらかい言い方に言い換えてください。意味は変えないでください。 質問：【（質問を貼る）】
聞き漏れを確認するとき
次の質問リストを見て、この目的に対して、聞き漏れていそうな点を質問の形で挙げてください。 目的：【 】 質問リスト：【（貼る）】
打ち合わせの前後のメールは、「小さな会社の問い合わせメール、AIで返信下書き｜3つの注意点」や「お礼状・お礼メールをAIで下書きする｜小さな会社の進め方」が参考になります。
質問は、どんな順番で並べればよいの？
「相手の状況→困りごと→希望→制約」の順を、筆者の提案としておすすめします。 いきなり予算や期限を聞くと、相手が身構えることがあるためです。
| 順番 | 聞くこと（例） | ひとこと |
|---|---|---|
| 1 | 今どんな状況か | まず話してもらう |
| 2 | 何に困っているか | 聞き役に回る |
| 3 | どうなったらよいか | 希望を言葉にしてもらう |
| 4 | 期限や予算の目安 | 答えにくければ無理に聞かない |
| 5 | 次にすること | 今日の確認事項を共有する |
AIが出す順番は、筆者の提案とは違うこともあります。相手や仕事に合うほうを選んでください。
お客様の個人情報を聞くときは、どうすればよいの？
必要なことだけを聞き、聞いた内容をそのままAIに貼らないようにします。 この記事では、個人情報の取り扱いの法令の内容は説明も判断もしません。
| 場面 | 気をつけること |
|---|---|
| 聞いた内容をAIに貼る | 名前・連絡先・事情を伏せ、種類だけにする |
| 聞いたメモの保管 | 自社の決まりに沿って保管する |
| 個人情報の扱いに不安がある | 個人情報保護委員会などの公式の案内、専門家に確認 |
メモの整理を頼むときは、「お客様アンケートの声をAIで整理する｜口コミも使える手順と注意点」の伏せ方も参考にしてください。
見積りや契約は、AIに決めさせてよいの？
見積りの金額、契約の中身、法令や税務・労務の判断は、AIに決めさせません。 質問リストは、聞くための下ごしらえにとどめます。
| 場面 | 決める人・確かめる先 |
|---|---|
| 見積りの金額・条件 | 自社の責任者。原価などは自分で確かめる |
| 契約の中身 | 契約書の原文と、迷うときは弁護士などの専門家 |
| 税務・労務に関すること | 税理士・社会保険労務士、公式の案内 |
結局、初回の質問リストはAIでどう作ればよいの？
目的と相手を伏せ字で伝え、質問の案と順番をAIに出してもらい、自分の仕事に合うよう直してから使います。見積りや契約は人が決めます。 AIは聞き漏れを減らす道具で、相手の話を聞くのは人です。
まず、次の打ち合わせで「これだけは聞く」質問を3つ、自分で書いてから、AIの案と見比べてみてください。
よくある質問
質問リストは、相手に事前に送ってもよいですか？
送るかどうかは、相手との関係や仕事の種類によります。送る場合は、質問が尋問のように見えないか、読み返してから決めてください。
AIが出した質問を、そのまま全部聞いてもよいですか？
おすすめしません。数が多いと相手が疲れます。目的に必要なものを選んで、減らしてください。
相手の会社名を入れたほうが、よい質問が出ませんか？
名前を入れなくても、仕事の種類と目的を伝えれば案は出ます。名前は入れないでください。
打ち合わせで聞いた内容を、あとでAIに整理してもらってもよいですか？
名前・連絡先・金額などを伏せたうえで、整理の下ごしらえに使えます。ただし、整理した内容は、自分のメモと見比べて確かめてください。
出典・確認先
以下は確認先の案内です。筆者がこの記事のために内容を確認した出典ではありません。
- 個人情報保護委員会などの公式サイト（個人情報の取り扱い。最新の内容を確認）
- 弁護士・税理士・社会保険労務士などの専門家（契約・税務・労務の判断が必要なとき）
- お使いのAIサービスの公式ヘルプ・利用規約（データの扱い、履歴の保存は、サービス・設定・プランごとに異なります）
この記事の例文は、すべて架空です。AIサービスの機能やデータの扱いは変わることがあるため、お使いのサービスの最新の案内をご確認ください。法令や制度の内容は、この記事では説明していません。
